La seguridad social es uno de los pilares fundamentales para garantizar el bienestar de los trabajadores, tanto empleados como independientes. No obstante, para las empresas que dependen de contratistas o terceros, la correcta administración de los aportes de seguridad social puede convertirse en un desafío complejo. Los errores en este proceso pueden acarrear consecuencias graves, como sanciones por incumplimiento de normativas, pérdida de beneficios o complicaciones legales.
En este artículo, te explicamos los errores más comunes en la gestión de los aportes de seguridad social, por qué no siempre es posible revisarlos manualmente, y cómo Fisapay puede ayudarte a garantizar que estos aportes se realicen de manera correcta y sin riesgos para tu empresa.
¿Por qué no es posible realizar una revisión manual de la seguridad social?
El proceso de revisión de los aportes de seguridad social puede parecer sencillo a primera vista, pero en realidad está plagado de dificultades que lo hacen impracticable, especialmente cuando se trata de contratistas o terceros que trabajan para varias empresas. Uno de los mayores problemas es la posibilidad de que una misma persona presente planillas duplicadas en diferentes entidades, lo que genera inconsistencias que las empresas no pueden controlar.
Limitaciones de la revisión manual
- Falta de visibilidad sobre los ingresos totales: En muchos casos, las empresas no tienen una visión completa de todos los ingresos de un contratista o freelance, ya que estos pueden trabajar para varias entidades al mismo tiempo. Esto hace imposible verificar si los aportes de seguridad social son adecuados.
- Duplicidad en las planillas: Los contratistas pueden presentar la misma planilla en diferentes lugares, lo que genera discrepancias que no siempre son detectadas por las empresas pagadoras. Esto puede dar lugar a pagos incorrectos o a la falta de cobertura en algunos casos.
- Errores humanos: La gestión manual de los aportes implica cálculos que, muchas veces, pueden estar sujetos a errores, ya sea por malinterpretación de las normativas o por simples descuidos.
Es aquí donde entra en juego Fisapay, una solución diseñada específicamente para automatizar la gestión de estos pagos, eliminando los errores más comunes y asegurando el cumplimiento normativo.
Errores más comunes en la gestión de la seguridad social
A continuación, analizamos algunos de los errores más habituales en la revisión de la seguridad social y cómo Fisapay puede ayudarte a evitarlos.
1. Pagos incompletos o tardíos
Uno de los errores más frecuentes es no realizar el pago completo de los aportes de seguridad social o hacerlo fuera de los plazos establecidos. Esto puede suceder por varios motivos: malos cálculos, olvido de incluir ciertos conceptos o desconocimiento de las normativas vigentes. Los pagos incompletos no solo pueden acarrear sanciones económicas para la empresa, sino que también pueden dejar a los contratistas sin la cobertura necesaria en caso de enfermedad o accidente laboral.
Cómo lo soluciona Fisapay:
- Automatización de pagos: Con Fisapay, los pagos de seguridad social se realizan automáticamente en base a la información proporcionada por la empresa. Esto garantiza que los montos sean correctos y se paguen a tiempo, eliminando cualquier riesgo de sanción.
- Verificación de montos: La plataforma calcula automáticamente los montos que deben pagarse por cada trabajador, asegurando que no haya errores en los aportes.
2. Errores en los cálculos de aportes
Otro error común es realizar cálculos incorrectos sobre los montos que deben pagarse por concepto de seguridad social. Esto sucede principalmente cuando los trabajadores independientes o freelance no incluyen todos sus ingresos en los cálculos o los hacen basándose en cifras inexactas.
Cómo lo soluciona Fisapay:
- Precisión en los cálculos: Fisapay se asegura de que los cálculos de los aportes sean exactos y en línea con los ingresos reales reportados por la empresa, eliminando la posibilidad de errores.
- Actualización constante de ingresos: La plataforma permite la actualización periódica de los ingresos de los contratistas, lo que asegura que los cálculos se mantengan actualizados.
3. No incluir ciertos riesgos laborales
Es común que, en sectores donde los riesgos laborales son altos, como la construcción o la industria, los empleadores no aseguren adecuadamente a sus trabajadores frente a ciertos riesgos específicos. Esto puede tener consecuencias graves en caso de accidentes laborales.
Cómo lo soluciona Fisapay:
- Cobertura integral: Fisapay se asegura de que todos los riesgos laborales estén cubiertos, según lo estipulado por las normativas vigentes, brindando tranquilidad tanto a la empresa como al contratista.
- Evaluación de riesgos laborales: La plataforma facilita la evaluación de los riesgos laborales asociados a cada contratista, garantizando que todas las coberturas necesarias estén incluidas en los pagos.
4. Duplicidad en el uso de planillas
Como se mencionó anteriormente, uno de los mayores problemas en la gestión de los aportes de seguridad social es la duplicidad en el uso de planillas. Los contratistas pueden presentar la misma planilla en diferentes lugares, generando inconsistencias que no son fáciles de detectar para las empresas.
Cómo lo soluciona Fisapay:
- Centralización de pagos: Fisapay se encarga de gestionar los pagos de seguridad social en nombre de los contratistas, asegurando que cada planilla sea presentada correctamente y eliminando el riesgo de duplicidad.
- Gestión única y centralizada: Al ser la plataforma responsable de todos los aportes, no es posible que los contratistas presenten planillas duplicadas en diferentes entidades.
¿Qué ofrece Fisapay para solucionar estos problemas?
Fisapay no solo automatiza los pagos de seguridad social, sino que también ofrece una serie de características que garantizan una gestión completa y segura de todos los pagos a contratistas y terceros. Aquí te presentamos algunas de las principales ventajas de utilizar nuestra plataforma:
1. Cumplimiento normativo garantizado
Nuestra plataforma se asegura de que todos los pagos de seguridad social, impuestos y retenciones se realicen de acuerdo con las normativas legales vigentes. Esto elimina el riesgo de sanciones para la empresa y asegura que los contratistas estén adecuadamente protegidos.
2. Automatización y eficiencia
Fisapay permite automatizar todo el proceso de pagos a contratistas, incluyendo los aportes de seguridad social, lo que reduce la carga operativa para la empresa y elimina la posibilidad de errores humanos.
3. Reducción de riesgos fiscales y laborales
Nos encargamos de gestionar todas las retenciones fiscales, incluidos los aportes a la seguridad social, reteniendo los impuestos y evitando posibles sanciones por parte de entidades como la UGPP (Unidad de Gestión Pensional y Parafiscales).
4. Transparencia y accesibilidad
Cada mes, los contratistas y trabajadores independientes pueden acceder a sus certificados de ingresos, planillas de seguridad social y reportes tributarios, todo desde la plataforma de Fisapay. Esto les brinda una visión clara y transparente de sus aportes y les permite estar al día con sus obligaciones legales.
Herramientas de Fisapay para facilitar la revisión de seguridad social
A través de nuestra plataforma, las empresas pueden gestionar de manera eficiente los pagos a contratistas y asegurarse de que todos los aportes de seguridad social se realicen correctamente. Algunas de las funcionalidades más útiles que ofrecemos incluyen:
- Gestión automática de pagos: Fisapay se encarga de realizar todos los pagos, incluyendo los aportes de seguridad social, impuestos y retenciones, de manera automática y precisa.
- Centralización de la información: Nuestra plataforma permite tener un control completo sobre todos los pagos realizados, brindando un historial claro y detallado que facilita cualquier auditoría o revisión.
- Acceso a certificados: Tanto las empresas como los contratistas pueden acceder a sus certificados de ingresos y seguridad social en cualquier momento, lo que garantiza la transparencia del proceso.
La correcta gestión de los pagos de seguridad social para contratistas y terceros es fundamental para el cumplimiento normativo y la protección de los trabajadores. Sin embargo, realizar esta tarea de manera manual puede resultar en errores y duplicidades que no siempre son fáciles de detectar. Con Fisapay, puedes delegar esta responsabilidad en una plataforma que automatiza el proceso, elimina los errores más comunes y garantiza el cumplimiento de las normativas legales, brindando tranquilidad tanto a la empresa como a los beneficiarios.No dejes que los errores en los aportes de seguridad social afecten a tu empresa. Contáctanos hoy y descubre cómo Fisapay puede simplificar la gestión de tus pagos y asegurar el cumplimiento normativo.
