Los prestadores de servicios han tomado un papel fundamental en el desarrollo económico actual, especialmente en una era donde la independencia laboral y los negocios digitales están en auge. Sin embargo, con la libertad de trabajar como independiente viene también la responsabilidad de cumplir con ciertas obligaciones fiscales. Tanto las empresas que contratan estos servicios como los profesionales independientes deben entender sus responsabilidades tributarias para evitar sanciones. En este artículo, te explicamos cómo cumplir correctamente con las obligaciones fiscales y aprovechar los beneficios que la ley ofrece.
¿Qué es un prestador de servicios?
Un prestador de servicios es aquella persona natural o jurídica que realiza una actividad específica en favor de una empresa o individuo a cambio de una remuneración. Este tipo de trabajo puede abarcar desde consultorías hasta proyectos puntuales, y su relación contractual generalmente no está regida por el código laboral, sino por acuerdos civiles o comerciales. Si estás buscando más información sobre los prestadores de servicios, puedes encontrar detalles completos en fisapay.
Obligaciones fiscales para los prestadores de servicios
¿Qué impuestos deben declarar los prestadores de servicios?
El sistema tributario colombiano establece que los prestadores de servicios están obligados a declarar y pagar impuestos sobre los ingresos que obtienen. Estos impuestos varían según el tipo de servicio, la cantidad de ingresos y el régimen tributario bajo el cual operan. También tiene la obligación de realizar aportes al sistema de seguridad social sobre cada una de las fuentes de ingreso que obtiene por la prestación de sus servicios. Las empresas pagadoras son responsables de la correcta revisión de estos aportes para la procedencia de la deducibilidad del gasto. En la actual reforma pensional se estableció que a partir del 1 de julio de 2025 las empresas deberán calcular y aportar los aportes correspondientes a cada uno de los pago que se les realiza a los contratistas prestadores de servicios. Conoce como fisapay. soluciona el cumplimiento de esta nueva obligación para tu empresa y tus contratistas eliminado todos los riesgos normativos, tributarios y de cumplimiento laboral actual.
A continuación, te explicamos los principales impuestos que debes tener en cuenta:
Seguridad social
Este aporte se realiza en nombre del contratista mediante una planilla de seguridad social tipo I (independiente) y se calcula sobre el 40% de los ingresos de los contratistas prestadores sin servicios sin el derecho a la deducción de expensas. Debe realizarse con aportes a los subsistemas de salud, pensión, ARL y en algunas ocasiones por cuantía al fondo de solidaridad. Este aporte es fundamental que la empresa tenga la certeza de este, no solo para la deducción del gasto en el impuesto de renta, sino para evitar la solidaridad en caso de una muerte o incapacidad parcial o total del contratista.
Impuesto sobre la renta
Todos los prestadores de servicios están sujetos al impuesto sobre la renta, que grava los ingresos obtenidos por su trabajo. Dependiendo del nivel de ingresos, el prestador puede pertenecer al régimen ordinario o al régimen simple de tributación. En el régimen ordinario, se aplican las tarifas progresivas del impuesto de renta, mientras que en el régimen simple, se paga una tarifa consolidada sobre los ingresos brutos.
Impuesto al valor agregado (iva)
El iva es otro de los impuestos que afectan a los prestadores de servicios en colombia. Si el servicio que ofreces está gravado con iva (según la actividad económica que desarrolles), debes estar registrado como responsable de iva y cumplir con la obligación de facturar y recaudar este impuesto sobre cada operación comercial.
Retención en la fuente
La retención en la fuente es un mecanismo de recaudación anticipada del impuesto de renta. Cuando una empresa contrata a un prestador de servicios, generalmente está obligada a retener un porcentaje del pago como anticipo de los impuestos del prestador. Esta retención varía según el tipo de servicio y puede ser un alivio para el prestador, ya que reduce su carga tributaria a lo largo del año.
Obligaciones fiscales para las empresas que contratan prestadores de servicios
Declaración de pagos y retenciones
Las empresas que contratan prestadores de servicios no solo tienen que pagar por los servicios recibidos, sino que también deben cumplir con obligaciones fiscales relacionadas con esos pagos. Entre las responsabilidades clave están:
Reporte de retenciones
Cada vez que una empresa realiza un pago a un prestador de servicios, debe reportar y pagar las retenciones practicadas ante la dian. Este proceso se realiza mediante la presentación de declaraciones mensuales o bimestrales, dependiendo de la actividad económica de la empresa y del prestador.
Comprobantes electrónicos y facturación
La facturación electrónica se ha vuelto obligatoria en colombia para muchas actividades económicas, incluidos los servicios. Las empresas deben asegurarse de que sus prestadores de servicios les entreguen una factura electrónica que cumpla con los requisitos de la dian. De igual manera, las empresas deben generar sus propios comprobantes electrónicos al momento de realizar pagos, lo que simplifica la auditoría y el control fiscal.
Plataformas de pago y cumplimiento fiscal
¿Cómo facilitan las plataformas de pago el cumplimiento fiscal?
Las plataformas de pago como fisapay han simplificado significativamente el proceso de cumplimiento fiscal tanto para prestadores de servicios como para empresas. Estas plataformas permiten:
Emisión automática de comprobantes
Una de las grandes ventajas de las plataformas de pago es la automatización de la emisión de comprobantes fiscales. Al usar estas herramientas, los prestadores de servicios pueden emitir facturas electrónicas de manera fácil y rápida, cumpliendo con los requisitos de la dian sin necesidad de procesos manuales.
Reportes detallados
Las plataformas de pago también permiten generar reportes detallados de todos los ingresos y pagos recibidos, facilitando la declaración de impuestos. Estos reportes pueden incluir información clave como las retenciones aplicadas, el iva cobrado, y los montos totales que deben ser reportados a la dian.
Beneficios fiscales de cumplir correctamente
Reducción de riesgos de sanciones y multas
Cumplir con las obligaciones fiscales no solo evita problemas legales, sino que también ofrece importantes beneficios. El principal es la reducción de riesgos relacionados con sanciones y multas impuestas por la dian. Las sanciones por no declarar o pagar impuestos pueden ser bastante onerosas, llegando incluso a superar el valor de los impuestos adeudados.
Acceso a incentivos tributarios
En colombia, existen diversos incentivos tributarios para las empresas y personas que cumplen correctamente con sus obligaciones fiscales. Estos incentivos pueden incluir la deducción de ciertos gastos, como las inversiones en innovación y tecnología, o la posibilidad de acogerse a regímenes especiales como el régimen simple de tributación, que reduce la carga tributaria para los pequeños prestadores de servicios.
Adaptarse a las leyes tributarias en Colombia
Actualización constante en las leyes tributarias
El sistema tributario colombiano está en constante cambio, y es vital que tanto prestadores de servicios como empresas estén al día con las modificaciones en las leyes fiscales. Desde la adopción de la facturación electrónica hasta las nuevas reglas sobre retenciones en la fuente, mantenerse actualizado te permitirá no solo evitar sanciones, sino también aprovechar al máximo los beneficios fiscales disponibles.
Guías y recursos para cumplir con las normativas
Para adaptarse a las leyes fiscales actuales, es esencial contar con guías y recursos confiables. Herramientas como las guías fiscales proporcionadas por plataformas especializadas te ayudarán a entender las normativas vigentes y a cumplir con ellas de manera eficaz.
El pago a prestadores de servicios implica una serie de obligaciones fiscales tanto para los trabajadores independientes como para las empresas que los contratan. Cumplir correctamente con estas obligaciones no solo evita sanciones y multas, sino que también abre la puerta a beneficios fiscales que pueden ser aprovechados por aquellos que actúan de manera proactiva. Con plataformas de pago como fisapay, este proceso puede ser mucho más sencillo, garantizando que tanto los prestadores como las empresas cumplan con la normatividad fiscal de manera eficiente y sin complicaciones.Cumplir con tus obligaciones fiscales puede ser una tarea sencilla si conoces las herramientas adecuadas y te mantienes informado sobre las normativas en constante evolución.