Claves para la correcta revisión de las Planillas PILA

Planillas de Seguridad Social PILA

¿Qué son las planillas PILA?

La Planilla Integrada de Liquidación de Aportes (PILA) es un certificado de pago que emite una empresa autorizada por el ministerio de salud. Gracias a este certificado obtenemos la comprobación de que una persona natural realizó el pago oportuno al sistema de Seguridad Social. Además, de ser un sistema de reporte de novedades.

¿Por qué es importante que tus trabajadores independientes paguen la planilla PILA?

Es importante que los trabajadores independientes paguen la planilla PILA porque, al hacerlo, garantizan que estén activos los servicios de seguridad social, como la salud, pensión y riesgos laborales, lo que les otorga protección y beneficios en caso de enfermedad, accidente o retiro.

Además, la correcta realización del pago de la planilla PILA garantiza el cumplimiento normativo por parte de la empresa y del trabajador independiente, lo que reduce el riesgo de sanciones y multas por parte de las entidades encargadas del recaudo de aportes de seguridad social y parafiscales.

Otra ventaja de la planilla PILA es que incluye un comprobante de pago integrado, lo que permite una mayor transparencia y control para la empresa y el trabajador independiente. Este comprobante de pago sirve como prueba del pago de los aportes a la seguridad social y parafiscales, lo que facilita el seguimiento y la contabilización de los pagos realizados.

Además, el comprobante de pago integrado puede ser utilizado para solicitar servicios de salud y otros beneficios de seguridad social, lo que agiliza los trámites y evita retrasos en la obtención de estos servicios.

Importancia de la revisión de las planillas PILA dentro de las empresas

La revisión de las planillas PILA es fundamental para garantizar que la información reportada sea correcta y que los aportes a la seguridad social se estén realizando de manera adecuada. Una revisión rigurosa y constante puede evitar errores y sanciones por parte de la DIAN y UGPP

Porcentaje de inexactitud de las planillas PILA

Es importante tener en cuenta que el porcentaje de inexactitud de las planillas PILA es muy alto, alrededor del 50% al 70%, lo que indica que muchas personas no saben cómo pagar ni cuánto, no quieren hacerlo o simplemente desconocen la importancia de hacerlo.

Este desconocimiento y la falta de compromiso con el pago de los aportes puede generar una serie de riesgos para los trabajadores independientes, como la falta de acceso a los servicios de salud y ARL, lo que los deja desprotegidos en caso de enfermedad o accidente laboral.

Además, la falta de pago de aportes a la seguridad social puede atraer la fiscalización por parte de la UGPP (Unidad de Gestión Pensional y Parafiscales), lo que puede generar sanciones y multas que van desde el 5% hasta 540 millones de pesos, dependiendo de la gravedad de la infracción.

Por otro lado, el trámite de afiliación al sistema de seguridad social no es tan engorroso como se cree. Existen herramientas digitales como Fisapay que permiten gestionar de manera fácil y segura el pago de aportes a terceros y la afiliación a seguridad social de los trabajadores independientes, lo que facilita el cumplimiento de las obligaciones laborales y reduce el riesgo de incumplimientos normativos, tanto del independiente como de la empresa contratante.

¿Que pasa si tus trabajadores independientes no pagan su seguridad social?

A pesar de que tu empresa no es la responsable directa de realizar estos pagos de seguridad social de tus trabajadores independientes o fuerza externa, si tienes la responsabilidad de validar los pagos cuando ejecutan estos tipo de contratos.

Si tu empresa cuenta con este tipo de contratación con el fin de no tener esta carga prestacional y tampoco puedes revisar si pagaron o no la seguridad social te enfrentas a los siguientes riesgos:

1. Multas y sanciones: Si los trabajadores independientes no pagan sus aportes al sistema de seguridad social, la empresa puede ser objeto de multas y sanciones por parte de las autoridades competentes. Estas multas pueden llegar a ser muy altas, dependiendo del grado de incumplimiento.
2. Problemas legales: La falta de pago de la seguridad social puede generar problemas legales para la empresa, como demandas por parte de los trabajadores afectados. En algunos casos, estos trabajadores pueden solicitar el reconocimiento de sus derechos laborales y la restitución de sus aportes a la seguridad social.
3. Pérdida de reputación: La falta de pago de la seguridad social puede dañar la reputación de la empresa ante sus clientes, proveedores y empleados. Esto puede generar desconfianza y afectar la imagen y credibilidad de la empresa.

Es importante que las empresas tomen conciencia de estos riesgos y promuevan el cumplimiento de las obligaciones laborales de los trabajadores independientes, lo que no solo protege los derechos de los trabajadores, sino también los intereses y la reputación de la empresa. Para cubrir estos tiesgos debes verificar las planillas PILA del tus trabajadores independientes.

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¿Cómo verificar las planillas de seguridad social de tus trabajadores independientes?

1. Tipo de planilla: Debes asegurarte de que la planilla corresponda al tipo de aporte que corresponde, es decir, si es salud, pensión, ARL o CCF.
2. Periodo de cotización y servicio: Verifica que la planilla corresponda al periodo y servicio de cotización establecido y que no haya errores en la fecha.
3. Datos de quién paga: Revisa que los datos de quien realiza el pago de la planilla sean correctos.
4. IBC y cálculo integro: Debes verificar que el Ingreso Base de Cotización (IBC) sea correcto y que el cálculo de la aportación se haya realizado correctamente.
5. Días de cotización: Verifica que se hayan tenido en cuenta los días de cotización correspondientes al periodo establecido.
6. Subsistemas pagados u obligatorios: Asegúrate de que se hayan pagado los subsistemas obligatorios correspondientes a cada tipo de aporte (salud, pensión, ARL o CCF) y que no existan errores en el tipo de aporte.
7. Tipo de riesgo: Verifica que el tipo de riesgo registrado sea el correcto y que se corresponda con la actividad que realiza el trabajador independiente.
8. Valor pagado: Revisa que el valor pagado por la aportación sea el correcto y que no existan errores en los cálculos.
9. Veracidad de la planilla: Asegúrate de que la planilla sea legible, que no presente tachones o enmendaduras, y que esté firmada por el trabajador independiente o por su representante legal, según corresponda.

Realizar estas verificaciones te permitirá garantizar que tus trabajadores independientes están realizando sus aportes de seguridad social correctamente, y evitar riesgos para tu empresa y para los trabajadores.

Errores más comunes a la hora de pagar y verificar las planillas PILA:

1. Pagan sobre un valor de ingresos diferente al que les corresponde.
2. No se notifican las novedades de afiliación (retiros, cambio de riesgo, cambio de aseguradora etc)
3. Administradoras de pago no autorizadas
4. Tipo de planilla diferente
5. Periodo de cotización erróneo.

Es importante que tengas en cuenta que por más que verifiques que el valor de pago este correcto, nunca podrás tener la certeza de está pagada.

El pago de tus trabajadores independientes no debería ser un tema de preocupación para ti, ni la revisión de planillas o cuentas de cobro, cuando tienes una herramienta digital como Fisapay, nuestros casi 5 años de experiencia, nuestra tecnología y la confianza que nuestros clientes han depositado en nosotros para pagar más de 200.000 millones de pesos a terceros, se traducen en la optimización del tiempo de tu equipo de trabajo, cumplimiento normativo, eficiencia en el gasto y satisfacción para tu empresa, colaborador y terceros.